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Hybride Events

Hybride Events kennen keine geografischen Grenzen und keine Teilnehmerbegrenzungen. Denn bei ihnen werden real stattfindende Veranstaltungen mit Vor-Ort-Besuchern professionell ins Internet gespiegelt. Damit ist es möglich, dass trotz Beschränkungen hohe Teilnehmerzahlen erreicht werden, weil virtuelle Besucher via Stream und anderen technischen Lösungen die Events miterleben. Hybride Events sind damit die ideale Lösung für Veranstalter von Kongressen, Konferenzen, Messen und Tagungen, auf die geänderten Rahmenbedingungen zu reagieren.

Bei der Ausrichtung eines hybriden Events unterstützen wir von AVDATA Veranstalter mit unserem audiovisuellen Know-how, unserer Erfahrung im Streaming und unseren umfassenden Kenntnissen bei der Entwicklung von Software sowie dem Aufbau einer tragfähigen IT-Struktur. Wir können die Projekte unserer Kunden technisch und kaufmännisch überzeugend abwickeln. Bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von hybriden Events greifen wir auf unsere Kenntnisse aus Medieninstallationen und der Vermietung medientechnischer Ausstattung sowie auf unsere jahrelangen Erfahrungen in der Softwareentwicklung zurück.

Wir von AVDATA verstehen uns dabei als Komplettanbieter. Planung und Beratung sowie das Engineering bilden die Grundlage für die Budgetierung. In der Umsetzung stellen wir aus unserem Mitarbeiter-Pool immer wieder neue Teams aus Veranstaltungstechnikern, Mediengestaltern, Programmierern und IT-Experten zusammen, die aufgabenbezogen agieren und den Erfolg hybrider Events garantieren.

Wir sind davon überzeugt, dass hybride Events vor allem dann als positiv wahrgenommen werden, wenn alle Schnittstellen reibungslos funktionieren, die Audio- und Videoqualität überzeugt sowie Übertragungen flüssig und ohne Ausfälle stattfinden. Alle Veranstaltungsteilnehmer, egal ob im virtuellen Raum oder direkt vor Ort, müssen medientechnisch optimal erreicht werden. Kernstück der von uns angebotenen Lösung für hybride Events ist eine eigenentwickelte Software, die als Fremddomain im Corporate Design des Event-Anbieters gestaltet oder direkt in dessen Web-Auftritt eingebunden wird. Dank der 1:1-Spiegelung von Events inklusive der virtuellen Darstellung des Veranstaltungsprogramms sowie der dazugehörigen Themen wie Vorträge, Seminare und Workshops können sich die virtuellen Teilnehmer in die verschiedenen Live-Streams der Plattform einwählen.

Zu unserem Angebot gehört zudem eine ganze Bandbreite technischer Lösungen zur Nutzung bei hybriden Events. So können externe Rednerinnen und Referenten per Video- oder Telefonkonferenz zugeschaltet werden. Dank eines ausgereiften Content Management Systems der Software ist es außerdem möglich, den Teilnehmern Zusatzinformationen wie Whitepapers, Handouts sowie andere vorproduzierte Inhalte zur Verfügung zu stellen. Auch die Einblendung von Videotrailern ist möglich. Diese Trailer können auf Wunsch direkt am Veranstaltungsort im AVDATA-eigenen mobilen vollautomatischen Videostudio kostengünstig produziert werden. Weiterhin können Personen oder Gruppen aus dem virtuellen Raum heraus zu analogen Treffen oder Workshops hinzugeschaltet werden. In allen diesen Fällen ist Interaktion erwünscht und per Live-Schaltung möglich.

Teilnehmer an Events – und das gilt auch für hybride Events – schätzen insbesondere die Möglichkeit zum Netzwerken. Wir von AVDATA haben die passenden Antworten und unterstützen mit Systemen für elektronische Visitenkarten, Werkzeugen für das Matching sowie virtuellen Begegnungsräumen. Im Weiteren können sich unsere Kunden für technische Angebote entscheiden, die auch bei hybriden Events Fachausstellungen ermöglichen.

Weil bei hybriden Events große Datenmengen bewegt werden, leisten wir auch hier umfassende Unterstützung. So werden virtuelle Streaming-Server zur Verfügung gestellt – inklusive der gesamten technischen und DSGVO-konformen Abwicklung. Dank ausgereifter IT-Lösungen sind automatische Umwandlungen von Videoaufnahmen in webfähige Formate, sichere Übertragungen auf verschiedene Endgeräte sowie nahezu unbegrenzte Zuschauerzahlen möglich. Wichtiger Vorteil für Veranstalter: Nur die Serverleistung ist zu bezahlen, die auch tatsächlich genutzt wird. Denn wir stellen differenzierte und teilnehmergenaue Abrechnungen aus.

AVDATA denkt auch an den Wunsch der Veranstalter, mit ihren Events Einnahmen zu erzielen. Deshalb werden alle Streams verschlüsselt und mit einem umfangreichen Digital Rights Management verknüpft. Somit können nur die Teilnehmer einen Stream sehen, die über eine Berechtigung verfügen. Event-Ausrichter können dank eines durchdachten Ticket- und Bezahlsystems ihren Kunden verschiedene Kombi-Tickets – aber auch Tickets für einen Einzelstream – anbieten. Im Fokus steht dabei, den Teilnehmern möglichst einfach abzuwickelnde Bezahlsysteme anzubieten.

Für uns von AVDATA endet ein hybrides Event nicht unmittelbar nach der Veranstaltung. Denn wir stehen unseren Kunden auch anschließend zur Verfügung. Aufzeichnungen von Vorträgen werden dauerhaft gesichert, in einer Mediathek gespeichert und als Video On Demand zur Verfügung gestellt. Damit sind Inhalte – wie zum Beispiel Vorträge – auch nach dem eigentlichen Event abrufbar und Veranstalter können zudem zusätzliche Tickets für Streams verkaufen. Auch die Verbreitung sogenannter Goodybags gehört für uns zum After-Event-Service.

Klar ist: Hybride Events sind zukunftsfähig. Denn sie verbinden die Vorteile aus der anlogen und digitalen Welt und ermöglichen so erfolgreiche Veranstaltungen mit einem interaktiven Charakter.